Учимся проводить совещания

Если совещания среди Ваших коллег или подчиненных превращаются в балаган, то значит, пора предпринимать решительные меры…

Я не привожу универсального рецепта, ибо его нет, я не буду вдаваться в мельчайшие тонкости – т.к. их можно перечислять до бесконечности, я лишь описываю моё виденье данного вопроса…

Для себя я совещания разделяю на несколько типов (примечания не привязаны строго к типу):

1. «Пятиминутки» — т.е. это плановое совещание по расписанию, многие считают их бесполезными, но они способствуют поддержанию дисциплины
   

   • Начинайте совещание всегда вовремя — дисциплина нам нужна
   • Проводите совещание стоя — таким образом пятиминутка не будет перерастать в пару часов горячих споров (зачастую не по теме)
   • Старайтесь не поднимать вопросы которые решаются в рабочем порядке, без привлечения всех участников совещания (время — деньги)
   • Соблюдайте правила приличия — посербывание кофе, зевания, иль явное показное безразличие — не способствует плодотворному общению

2. Заранее планируемое совещание для обсуждения каких-либо проблем/дилемм/… леммм
   

   • Определите цель вашего совещания — без цели — совещание превратиться в броуновское движение общение
   • Разошлите всем участникам повестку дня — старайтесь избегать обобщенных расплывчатых фраз — больше конкретики
   • Если у Вас есть материал для изучения — его так же лучше предоставить заранее — иначе Ваше совещание превратится в избу-читальню
   • Определите время и место проведения совещания — чем раньше участники узнают о своём участии тем лучше — ведь не только у Вас могут быть планы
   • Если предполагается обсуждение нескольких вопросов — ограничьте каждый из них по времени
   • Избегайте пересечения времени проведения совещания с обеденным перерывом иль с окончанием рабочего дня — иначе совещание будет похоже на последнюю пару в институте — все ждут окончания сего действа, абсолютно не вникая в суть происходящего
   • Если совещание затянется на пару часов — запланируйте перерывы — ведь все мы люди, все мы человеки
   • Определите список участников — если их больше 20-ти человек — вероятно, его лучше сократить (стоит попробовать японский «нью-маваши» — т.е. вначале проводятся совещания мелких групп, затем представители групп участвуют в главном совещании) — чем больше людей — тем больше вероятность неконтролируемых дискуссий между участниками
   • Записывайте достигнутые результаты (ведите протокол т.н. «meeting minutes») — иначе смысла нет в самом собрании
   • По завершению — огласите «итого» дабы все участники понимали добежали ли Вы до финиша
   • Не затягивайте совещание — заканчивайте в строго оговоренное время, остались вопросы — назначайте новое
   • После часа совещания — вероятность получить результат будет стремиться к нулю

3. Обучение — т.е. формат конференции — есть докладчик(и), и он задает тон собранию
   

   • У Вас, как докладчика, должен быть составлен план предстоящего совещания — дабы не уйти от сути
   • Отрепетируйте свой доклад, если Вы первый раз выступаете с ним
   • Подготовьте наглядный материал для доклада — ибо один раз увидеть всё же лучше, чем сто раз услышать (вредные советы от «самизнаетекого» )
   • Подготовьте раздаточный материал — в нем может быть написан лишь Ваш план совещания, но пометки оставленные на полях такого материала могут иногда оказаться бесценными, а еще они всегда помогут освежить память

4. «Мозговой штурм» — достаточно специфический тип совещаний, направлен на решение не тривиальной задачи
   

   • Огласите участникам лишь тему обсуждения, не углубляйтесь в подробности, нужен именно штурм, а не зацикливание на поиске «самого-самого» решения
   • Приготовьтесь записывать все высказанные мысли участников
   • Никогда не критикуйте предлагаемые решения (и пресекайте подобное со стороны коллег)

5. «Ни рыба ни мясо» — спонтанные совещания аля в курилке, за кофе, начинаются фразой — «О, как хорошо что Вы все здесь, я давно хотел с Вами обсудить ...»
   

   • Редко бывают конструктивными, и отношение к ним соответствующее
   • Ни к чему не обязывает участников — т.е. что-бы Вы не решили — это не будет воспринято как руководство к действию
   • Иногда имеют эффект «мозгового штурма» — за что их и любят — вроде и не работал, а что-то таки порешалось (главное — потом не забыть, что именно было решено)

   
   

А теперь вернемся к балагану который устраивают ярые спорщики, дабы их унять нам потребуется составить правила поведения на совещаниях и придерживаться их (а так же принуждать остальных к соблюдению правил):

1. Никто, и ни при каких обстоятельствах не перебивает выступление
   
   • Если появляется вопрос — поднимаем руку
   • Если их становится всё больше — берем ручку и записываем в блокнотик (как у Вас его нет? а зачем Вы сюда пришли?)
2. Докладчик заканчивает своё выступление какой-либо контрольной фразой иль словом (к примеру, dixi (лат.) — «Я сказал»)
3. После окончания доклада, все желающие задают вопросы
4. За «очередью» вопросов должен следить либо «арбитр», назначенный заранее, либо сам докладчик
5. Возможно, следует принять условия, при которых докладчик таки прерывает своё выступление — к примеру задавать вопросы хотят уже все присутствующие
6. Возможно, Вам следует применить приём именуемый «мячик выступающего» — т.е. говорит только тот, у кого мячик в руках

И еще небольшой совет: пользуйтесь органайзерами — благо они сейчас есть практически в каждом телефоне (кпк), а синхронизация с компьютером занимает меньше минуты — зато Ваш девайс всегда с Вами и он всегда напомнит, что Вас где-то ждут. А если Вы и все Ваши коллеги пользуетесь Outlook'ом — то Вы сможете легко проинформировать их о совещании и соответствующая информация ляжет в их органайзеры (см. http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/HA012293681049.aspx#2).

Ссылки по теме:

• http://www.elitarium.ru/2007/10/12/provedenie_soveshhanija.html
• http://www.stepconsulting.ru/publ/3.shtml
• http://habrahabr.ru/blogs/columns/4521/

источник